Digitalisierungsplattform als Ihre Komplettlösung für Dokumentenmanagement und digitale Workflows

Ein Dokumentenmanagement-System einzuführen bedeutet nicht nur, dass Ihre Dokumente elektronisch archiviert werden. Dokumentenmanagement ist weit mehr als das. Begriffe wie Informationsmanagement oder Wissensmanagement werden in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement assoziiert. Dabei ist der strategische Ansatz, alle Informationsinseln und Ihre Dokumente an einem gemeinsamen Punkt, in einer integrierten Lösung zusammen zu führen und in zentralen Prozessen zu steuern – und zwar unabhängig davon, ob von zuhause, unterwegs oder am Arbeitsplatz im Büro gearbeitet wird.

Es gibt eine Vielzahl an Lösungsansätzen und es gilt daraus die für Ihre Dokumentenmanagement Lösung passenden auszuwählen um ein erfolgreiche Einführung zu ermöglichen. Generell gilt:

● Ihre Inhalte sind schnell und überall verfügbar

● alle Inhalte zu einem Vorgang, Projekt oder Thema sind gebündelt auffindbar

● jeder Verantwortliche kann effektiv mit den Inhalten arbeiten und diese modifizieren

● immer wiederkehrende Prozesse laufen automatisch und im Hintergrund ab

● Transparenz und Überblick

Dokumentenmanagement unterstützt bei ...

Bündelung aller Dokumente in einem Dokumentenpool

Für Ihr Unternehmen ist Wissen von unschätzbarem Wert. Um diesen Schatz zu bergen, wenn man ihn nutzen möchte, muss man jedoch oftmals lange auf die Suche gehen, denn die Informationen sind verteilt auf E-Mail Server, PCs und Aktenschränke im Keller. Viele Informationen sind mehrfach abgelegt und der aktuelle Status eines Vorgangs nicht mehr einsehbar.

Durch ein Dokumentenmanagement-System erhalten Sie neben der elektronischen Archivierung ein zentrales, digitales Archiv, auf welches alle Mitarbeiter von überall her flexiblen Zugriff haben. All Ihre Belege werden im Zusammenspiel mit den anderen Systemen Ihrer Unternehmens-IT (zum Beispiel Ihr E-Mail-, FiBu- oder ERP-System) dorthin eingescannt, strukturiert und geordnet abgelegt und den verschiedenen Vorgängen automatisch zugeordnet. Durch Suchschlagworte und einer Einteilung in Kategorien können Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Innerhalb weniger Klicks haben Ihre Mitarbeiter alle Belege zu einem Projekt oder Kunden vorliegen und sind über den aktuellen Stand informiert. Das Chaos durch unterschiedliche Dokumenten-Versionen und die langen Suchen bleiben Vergangenheit. Zusätzlich dazu werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert und die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten eingehalten, speziell die Anforderungen aus der DSGVO.

Prozesse mithilfe digitaler Workflows optimieren

Sämtliche Prozesse und internen Arbeitsabläufe eines Unternehmens werden als Workflows bezeichnet. Ab einer bestimmten Anzahl an Workflow-Schritten kann es für ein Unternehmen schwierig werden, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft. Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu steuern, bedeutet nicht nur, dass Sie schneller und kostengünstiger arbeiten können, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter mühselige und immer wiederkehrende Tätigkeiten dem Dokumentenmanagement-System überlassen können. Dokumente werden auf elektronischem Wege bearbeitet und zur Ansicht, zur Weiterbearbeitung, Kontrolle und Freigabe einfach digital zu den verantwortlichen Kollegen weitergeleitet. Von der Rechnungsbearbeitung über Vertragsverwaltung und Posteingang bis zur Bearbeitung von Personalthemen wie Urlaubsanträge etc. können Sie so eine korrekte und pünktliche Bearbeitung sicherstellen. Jeder Ablauf und jede Entscheidung werden nachvollziehbar protokolliert und der Informationsaustausch zwischen Ihren Kollegen, Stellvertretern, anderen Abteilungen und externen Standorten wird deutlich verbessert.